Gestitutti

Facilitez-vous votre gestion administrative et comptable

Classement

Classeurs

Le classement : tâche rébarbative mais néanmoins nécessaire

 

Tout le monde sait que le classement est casse-pied, inintéressant et interminable si l’on traine trop pour s’y mettre.

Mais c’est la clé pour ne pas être submergé et dépassé par les événements.

L’important est de consacrer un peu de temps toutes les semaines….une heure doit suffire pour traiter les documents courants.

Il faut mettre tout le courrier au même endroit dans une pochette par exemple.

Ouvrir les enveloppes est la première étape…à faire de suite dès réception du courrier pour traiter l’urgent/important en premier.

 

1 – Etape préparatoire : préparation des dossiers ou classeurs

Au préalable, il faut organiser son rangement. Prévoir des pochettes ou chemises suffisamment grands pour pouvoir ranger les documents.

Classeurs, pochettes à rabats, chemises en fonction de sa façon de travailler peu importe du moment que l’on s’y retrouve.

Chose importante à ne pas oublier : les documents type factures, relevés bancaires doivent être conservés 5 ans mais pour d’autres c’est plus et d’autres c’est moins. Pour plus d’informations, un article conservation des documents administratifs vous est dédié.

2 – Ranger les documents reçus

Certains documents vous sont encore envoyés par courrier qu’il faut d’abord savoir traiter. Mais, avec la dématérialisation, beaucoup sont à récupérer sur internet dans votre espace client par exemple.

Attention : sur les sites bancaires les relevés sont généralement accessibles pendant 1 an…au delà vous n’avez plus la possibilité de les récupérer.

Pour éviter de tout imprimer, le meilleur moyen est de télécharger les documents en format pdf et de les conserver sur votre PC ou mieux encore sur un cloud (nuage). Comment ouvrir un cloud ? Rien de plus simple : voici la page qui vous l’explique.

Après avoir classé les documents il faut maintenant les traiter.