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Comment gérer son courrier postal

Une tâche très simple, qui malgré tout, peut devenir insurmontable : gérer son courrier postal. Il ne faut pas perdre de vue la loi de l’action immédiate : il est impossible d’oublier de faire ce qu’on a fait.

Récupérer son courrier quotidiennement

La première étape qui permet d’éviter d’être vite débordé et hors délai est la récupération du courrier tous les jours ou au moins deux fois par semaine. Que ce soit chez vous ou à une domiciliation, il est impératif de se tenir à une certaine rigueur dans la fréquence. Si vous ne pouvez pas vous déplacer ou si le lieu est trop éloigné, vous pouvez faire une redirection du courrier. Cela allonge les délais de réception mais vous assure une cadence régulière. Bien sûr cela a un coût non négligeable.

Ouvrir les enveloppes

Récupérer le courrier ne suffit pas : il faut ouvrir les enveloppes ! J’entends souvent « pas la peine d’ouvrir je sais ce que c’est ! ». Passer à l’acte pour éviter de mauvaises surprises.

De plus cela permettra de classifier le courrier de suite pour faciliter le traitement.

Classifier le courrier

Le mieux est d’adopter un système de corbeilles à courrier en fonction de l’ importance et de l’urgence du courrier.

On peut s’inspirer du principe de la matrice EISENHOWER.

En résumé elle comporte 4 catégories :

  • Courrier urgent et important : à traiter soi-même dans l’instant. Principalement les factures fournisseurs à payer, les règlements clients par chèques.
  • Courrier important et peu urgent : à traiter soi-même ou déléguer mais qu’il faut planifier : les factures fournisseurs prélevées, les appels de cotisation (RSI, charges sociales), documents bancaires.
  • Courrier moins important et urgent : à traiter soi-même ou déléguer mais qu’il faut traiter rapidement (par exemple promotions fournisseurs sur achat marchandises ou matières premières).
  • Courrier inutile : directement à la poubelle. Ce sont les publicités. On peut éviter un maximum de ce genre de documents en collant une étiquette « STOP PUB» sur sa boîte aux lettres ».

Je peux mettre en place le système de tri le plus adapté à votre organisation.

 

 

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